Les moyens matériels des élus

I - Les remboursements  

1 Mandat spécial

Les élus municipaux et intercommunaux peuvent être chargés d’un «mandat spécial » confié par une délibération du conseil. Une telle mission, par nature limitée dans sa durée et son objet (organisation d’un événement, lancement d’une opération nouvelle…), donne lieu à des déplacements inhabituels et indispensables.

Les frais de mission afférents sont alors remboursés, forfaitairement s’agissant des frais de séjour (hébergement et restauration ; art. R.2123-22-1 du CGCT). Les dépenses de transport sont, pour leur part, remboursées selon les modalités définies par délibération en conseil. 

2 Frais de déplacement

La prise en charge de ces frais peut être décidée par le conseil municipal ou le conseil communautaire pour permettre aux élus de se rendre aux seules réunions organisées en dehors du territoire de leur commune (art. L. 2123- 18-1 et L. 5211-13 du CGCT). Cette prise en charge requiert une délibération de la collectivité. 

À noter : lorsqu’ils sont en situation de handicap, les élus locaux peuvent bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour participer aux réunions liées à leur mandat sur la commune ou hors de la commune (art. L. 2123-18-1 du CGCT et décret n° 2021-258 du 9 mars 2021).

3 Frais de garde

Les élus peuvent bénéficier du remboursement des frais de garde d’enfants ou de personnes dépendantes, engagés pour pouvoir participer à certaines réunions (séances plénières du conseil municipal, réunions des commissions dont les élus sont membres si elles ont été instituées par délibération du conseil municipal, réunions des assemblées, des bureaux et des commissions spécialisées des organismes nationaux où ils ont été désignés pour représenter des collectivités territoriales ou des établissements publics en relevant).

Ce droit concerne aussi les élus communautaires, métropolitains, départementaux et régionaux. Le conseil municipal fixe, par délibération, les modalités de remboursement de ces frais (art. L. 2123-18-2 du CGCT). 

À noter : les communes de moins de 3 500 habitants bénéficient automatiquement d’un remboursement forfaitaire par l’État des sommes qu’elles ont reversées aux élus au titre de leurs frais de garde (www.mairesdefrance.
com/1090 ; décret n° 2023-352 du 9/05/2023, JO du 11/05/2023).
 

II - Les moyens matériels

1 Véhicule

La loi prévoit la possibilité pour le conseil municipal de «mettre un véhicule à disposition de ses membres ou des agents de la commune lorsque l’exercice de leurs mandats ou de leurs fonctions le justifie » (art. L.2123-18-1-1 du CGCT). Il s’agit d’un véhicule de service et non de fonction (réponse écrite n°01924, JO Sénat(Q) du 29/12/2022). En pratique, la différence est de taille. Comme le rappelle le ministère de l’Intérieur, «le véhicule de fonction permet à son titulaire d’effectuer des trajets aussi bien professionnels que privés ». Le véhicule de service, lui, «ne peut être utilisé que pour des trajets professionnels, et en aucun cas pour des déplacements privés » (rép. min à la QE n° 20817 Loïc Hervé, JO Sénat(Q) du 20/05/2021). 

À noter : pour les élus, il est fortement recommandé de tenir un carnet de bord, à l’instar de ce qui s’applique, de façon obligatoire, aux agents car les chambres régionales des comptes (CRC) peuvent effectuer des contrôles.

2 Frais de représentation des maires

L’indemnité pour frais de représentation est réservée aux maires et aux présidents de métropole, de communautés urbaines et d’agglomération. Aucune disposition équivalente n’existe ni pour les autres membres du conseil municipal, ni pour les élus départementaux ou régionaux, ni pour les présidents des communautés de communes.

Cette «allocation » (art. L. 2123-19 du CGCT), qui vise à couvrir les dépenses supportées par le maire lors de l’exercice de ses fonctions (réceptions, manifestations, dépenses accessoires…), n’est pas un remboursement au sens strict. Elle doit être votée par le conseil municipal. Le montant des indemnités pour frais de représentation ne devra toutefois pas excéder la somme des dépenses auxquelles les frais correspondent, sous peine de constituer un traitement déguisé. Pour éviter tout litige, il est conseillé de conserver la justification de toutes les dépenses auxquelles le maire a pu faire face.

À noter : le ministère de l’intérieur refuse tout établissement d’un référentiel de dépenses « au motif qu’il ne saurait être exhaustif et constituerait une entrave à l’exercice du mandat » (RM n° 22023 du 02/03/2017, JO Sénat). 
 

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