Le magazine des maires et présidents d'intercommunalité
Maires de France


Votre mandat
janvier 2021
Administration générale

Permanences. Être au plus près des habitants

Contexte sanitaire oblige, les élus municipaux ont dû s'adapter aux circonstances pour maintenir le lien avec leurs habitants. Comment s'organiser en pratique ? Témoignages. Par Christophe Robert

© Ville de Bures-sur-Yvette
Jean-François Vigier, maire de Bures-sur-Yvette (91), répond aux demandes de ses administrés via Facebook notamment.

 Après plusieurs mois de « distanciation physique » et de limitation des rencontres pour lutter contre la pandémie de Covid 19, le besoin de proximité des élus avec les habitants n’a jamais été aussi présent. Et si certains maires avaient déjà choisi, avant le confinement, de délaisser les permanences traditionnelles en mairie au profit de relations plus directes avec leurs administrés, chacun semble avoir su se réinventer dans le cadre de la crise sanitaire. 
« Dans une commune rurale comme la nôtre, la proximité et les contacts sont assez faciles. Tous les habitants connaissent leurs élus et notre quotidien est semblable au leur », témoigne Jean-Yves Heurtin, nouveau maire d’Ouilly-le-Tesson (Calvados, 591 hab.) depuis mai dernier. En dépit du contexte sanitaire, l’élu a choisi de maintenir des permanences traditionnelles qui se tiennent en mairie, le samedi matin, avec ses adjoints, en respectant les gestes barrières. Ces permanences sont complétées par un créneau supplémentaire ouvert le lundi matin. L’occasion pour le maire d’y recevoir seul ses habitants. «Ces deux possibilités sont importantes et complémentaires car j’observe que c’est souvent le maire en personne que les habitants de notre petite commune souhaitent prioritairement rencontrer », explique-t-il. 

Voir le maire en personne

Le vieil adage « Mieux vaut s’adresser au bon Dieu qu’à ses saints » s’avèrerait-il donc particulièrement adapté en matière de permanences municipales ? « Je souhaiterais vraiment que les rendez-vous puissent se prendre avec les adjoints en charge des thématiques qui les concernent, sauf que, pratiquement toujours, c’est bien au maire que les habitants veulent directement parler ! », confirme Aurélie ­Genolher, maire de ­Massillargues-Atuech (Gard, 660 hab.). L’élue occitane, qui confie pour sa part avoir « laissé tomber le principe de permanence car la présence des citoyens est très aléatoire », privilégie les rencontres individuelles en mairie en laissant toute leur place à ses adjoints.
« Selon les thématiques, j’organise les rendez-vous de préférence avec l’adjointe ou l’adjoint en charge de la question, sinon je reçois seule. » À Massillargues-Atuech, ces rendez-vous ont lieu le lundi après-midi. «Bien entendu, je m’adapte si les citoyens ont des soucis par rapport aux horaires proposés, mais je tiens à limiter à une demi-heure maximum chaque rendez-vous car je me suis aperçue que, parfois, les habitants parlaient de tout et de rien et pas forcément de leur problématique de départ. » En pratique, les rendez-vous sont pris au secrétariat de la mairie avec obligation de préciser l’objet du rendez-vous afin de bien cerner le sujet. 
« Pour les personnes qui le souhaitent et qui sont à l’aise avec les outils, je mets également en place des rendez-vous en visio ou des échanges téléphoniques », précise l’élue qui avoue cependant «préférer la visio car cela permet de voir les personnes et leurs réactions. C’est important pour moi ». 
En Normandie aussi, Jean-Yves Heurtin s’est vite approprié les nouveaux outils de communication. «Les formes de contact ont évolué, et pour des sujets ou des questions simples, les SMS et les e-mails sont de plus en plus nombreux. Cela peut a priori sembler moins humain, mais en réalité on y gagne tous eu égard aux exigences d’une prompte réponse de la part des habitants », confie-t-il. Encore faut-il maîtriser la fréquence des échanges et des réponses apportées à ces derniers pour ne pas se laisser déborder, ni être constamment sollicité par les administrés au risque d’improviser des réponses qui ne seront pas suivies d’effet. 
Dans l’Essonne, à Bures-sur-Yvette (9 691 hab.), c’est également une nouvelle forme de liens avec ses habitants qu’a souhaité privilégier Jean-François Vigier. Dès son élection en 2008, le maire a pris la décision de ne pas tenir de permanences formalisées en mairie. «Mes concitoyens peuvent me rencontrer sur rendez-vous à tout moment de la semaine », explique l’élu qui a choisi d’organiser ses temps de rencontre avec les habitants «sans règle particulière ». Un choix guidé, là encore, par les opportunités offertes par les outils numériques. «Mon adresse mail est publique et les habitants peuvent aussi me contacter via Facebook. Je leur réponds toujours en direct. » Soucieux de favoriser le contact humain direct sur le terrain, Jean-François Vigier préfère multiplier les occasions de rencontres en allant aux devants des préoccupations des habitants. «À chaque printemps, j’organise des réunions publiques dans les quartiers, en pied d’immeuble, dans un square pour dialoguer avec eux », poursuit-il. 

Pas de modèle unique 

Et chaque automne, l’édile invite ses habitants à le rencontrer dans le cadre de «samedi  café » dans les bars de sa commune afin d’échanger avec eux sur leurs problèmes quotidiens autour d’un café. Difficile en réalité de définir une méthode type pour maintenir la permanence des liens entre les élus municipaux et leurs administrés. D’autant qu’en ce domaine, tout dépend de la taille et de la configuration de la commune (urbaine, rurale, etc.), des attentes particulières des habitants, mais aussi du mode de relation dans lequel les maires se sentent le plus à l’aise. Sans oublier, bien sûr, la part qu’ils souhaitent réserver à leurs adjoints pour les encourager aux rencontres directes. « Il n’y a pas de modèle ou de solution unique. L’essentiel est de savoir rester accessible et humain pour chaque concitoyen, tout en composant avec nos activités professionnelles », résume Jean-Yves Heurtin. Pour l’élu normand, «  c’est bel et bien l’écoute qui est la plus importante, même si nous n’avons pas toujours la réponse attendue ». Une manière de souligner que, par-delà les épisodes bien spécifiques de confinement, les permanences et les rencontres en «présentiel » avec les habitants revêtent un sens très important pour ces derniers. Si l’on sait cependant faire preuve d’un minimum de rigueur en matière d’organisation. 
Si elle avait un conseil à partager avec d’autres maires, celui d’Aurélie Genolher tiendrait en quelques mots simples : savoir cadrer au maximum ses permanences. « Il est très important, symboliquement, d’avoir un cadre précis : un objet, une durée. » Selon elle, « faire préciser aux habitants l’objet de leur rencontre aide précieusement à anticiper les réponses à apporter sans avoir le sentiment d’aller vers l’inconnu ». Et de conclure : « La bienveillance est une qualité primordiale pour les élus que nous sommes, et encore plus dans ce contexte sanitaire et social compliqué ». 

 

Témoignage Aurélie Genolher,
maire de Massillargues-Atuech
(Gard, 660 hab.)
« Notre rôle de proximité est essentiel »
" Comme la plupart des maires, je considère que la proximité est l’une des notions primordiales dans la fonction d’élu(e) local(e). Je l’ai ressenti encore plus fort durant les deux périodes de confinement. Le maire est l’élu préféré des Français car il symbolise cette proximité, il fait en quelque sorte partie de la famille. Mais comme dans toutes les familles, il peut y avoir de la joie et de la colère ! La proximité est forte mais il ne faut pas oublier que pour les élus locaux, elle peut être parfois lourde. Un élu local a souvent plusieurs places dans une commune : maire, acteur économique, parent d’élève ou encore bénévole associatif. Difficile parfois pour les citoyens de faire la différence quand ils ­abordent leurs élus. Durant les permanences, je constate que les citoyens ont besoin d’avoir face à eux un élu qui est droit, solide et surtout sur lequel ils peuvent s’appuyer. Il ne faut donc pas être déstabilisé par les rendez-vous. Pour conforter ce rôle de proximité, j’ai mis en place à la suite des élections municipales, dans le contexte du début du confinement, une page Facebook de la commune pour préserver au ­maximum le lien avec le plus grand nombre. Quelles que soient les circonstances, les habitants ont besoin de sentir que leurs élus sont là, ­toujours à leurs côtés. »

 

Conseils pratiques

Pour réussir ses rendez-vous avec les administrés, quelques conseils pratiques peuvent être préconisés.
1 Proposer des horaires adaptés aux contraintes professionnelles des habitants.
2 Faire préalablement préciser à l’administré l’objet de sa demande.
3 Associer un adjoint à l’entrevue en fonction de la question concernée.
4 Fixer une durée précise pour chaque entretien et s’y tenir.
5 Envisager les échanges numériques comme des outils complémentaires aux rencontres physiques. Bien cadrer la nature et la fréquence des échanges, afin de garder la maîtrise du processus et des réponses apportées.

Cette article a été publié dans l'édition :

n°386 - JANVIER 2021
Retrouver tous les articles de ce numéro :
Les offres d’abonnement
Toutes les éditions

Découvrez la nouvelle formule

MAI 2021 N°390
Dossier d'actualité
EUROPE

Les fonds européens expliqués aux élus locaux

Logo

Maires de France est le magazine de référence des maires et élus locaux. Chaque mois, il vous permet de décrypter l'actualité, de partager vos solutions de gestion et vous accompagne dans l'exercice de votre mandat. Son site Internet, mairesdefrance.com, vous permet d’accéder à toute l'information dont vous avez besoin, où vous voulez, quand vous voulez et sur le support de votre choix (ordinateur, tablette, smartphone, ...).