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Maires de France
Solutions locales
septembre 2021
Aménagement, urbanisme, logement

Urbanisme : préparer la dématérialisation en 2022

À partir du 1er janvier 2022, le bloc local sera tenu de dématérialiser la réception et, pour les communes de plus de 3 500 hab., l'instruction des dossiers.

Caroline Saint-André
Avec la dématérialisation, plus de perte de dossiers, ni de déplacements, ni d'impressions pour chacun des agents concernés...
Calendrier, pilotage, conduite du changement, logiciels, matériel, archivage… L’échéance du 1er janvier 2022 sur la dématérialisation des autorisations d’urbanisme approche à grands pas, avec son lot de questions pour préparer cette petite révolution. Depuis la loi Alur (accès au logement et urbanisme rénové) du 24 mars 2014, et la suppression de l’aide de l’État aux collectivités en matière d’urbanisme, l’AMF et l’AdCF travaillent de concert pour favoriser les bonnes pratiques en matière de mutualisation des services instructeurs.

Signée le 25 avril 2019, une charte commune a scellé cette union avec le ministère de la Cohésion des territoires : le réseau « Urbanisme et Numérique »  s’est alors mis en ordre de marche. Les associations d’élus ont notamment obtenu, via la loi Élan (évolution du logement, de l’aménagement et du numérique) du 23 novembre 2018, le report de 2018 à 2022 de l’obligation de saisine par voie électronique, pour la calquer sur celle tenant à l’instruction des autorisations d’urbanisme. Et surtout, pour coller à l’aboutissement du plan très haut débit, annoncé pour 2022. À raison : sans couverture homogène du territoire, un tel chantier n’aurait pu se conduire partout, au même moment et, surtout, à la même vitesse.

Organisée par l’AMF et l’AdCF, une « webconférence » s’est tenue, le 9 avril, sur la dématérialisation de la réception et de l’instruction des autorisations d’urbanisme. Objectif à moins d’un an de l’échéance : valoriser les bonnes pratiques de territoires déjà engagés dans l’expérimentation de la solution nationale PLAT’AU (lire ci-dessous), et fournir des pistes aux collectivités n’ayant pas encore pu se lancer dans ce chantier. Des retours d’expérience éclairants pour passer le cap sereinement.

Étendre la dématérialisation progressivement : communauté du pays Fléchois (Sarthe – 65 communes, 75 000 hab.)

Sébastien Jousse, responsable du service urbanisme et aménagement du territoire à la communauté du pays fléchois, a présenté la méthode retenue par ce territoire rural pour conduire le chantier de la dématérialisation. Une solution fondée sur une approche géographique : les premiers tests ont été réalisés sur la ville-centre de la communauté, La Flèche, avec pour objectif d’étendre progressivement l’expérimentation à l’ensemble du territoire.

Un guichet numérique est actif depuis le 1er janvier 2020, avec des résultats encourageants : sur mille autorisations en 2020, 34 % des dossiers étaient dématérialisés. « Les professionnels, comme les architectes, ne passent plus que par le numérique », a-t-il confirmé. 

Secrétaires de mairie essentiels

Autres rappels salutaires : « Les secrétaires de mairie sont essentiels dans les petites communes pour conduire ce changement. La dématérialisation ne déshumanise pas le travail. » Les expérimentations conduites ont démontré aux agents impliqués qu’elle comportait de nombreux atouts : gain de temps, tâches plus valorisantes (moins de saisie), suivi renforcé via des tableaux de bord – mais aussi, côté professionnels, des économies sur l’affranchissement et la reproduction de documents.

De ce point de vue, la crise sanitaire a favorisé l’acceptabilité du passage au tout numérique estime Sébastien Jousse : « Avec le télétravail, tout a été réinventé en termes d’organisation et d’adaptation des équipes. » Avec la dématérialisation, plus de perte de dossiers, ni de déplacements, ni impressions pour chacun des agents concernés… 

Se coordonner avec les éditeurs de logiciel : agglomération du Val de Fensch (Moselle – 10 communes, 70 400 hab.)

Nadège Kieffer, responsable du pôle urbanisme et droit des sols à la communauté d’agglomération du Val de Fensch est revenue sur l’importance de la communication et des relations humaines pour conduire le chantier de la dématérialisation, et sur celle de « la coordination entre communes et éditeurs de logiciel ». Engagée dans la dématérialisation depuis 2017, l’agglomération a d’abord lancé une phase expérimentale avec la Direction départementale des territoires (DDT) et l’éditeur de logiciel déjà utilisé par l’EPCI. Au Val de Fensch, c’est le service informatique qui pilote ce chantier, contrairement à la plupart des collectivités qui s’appuient sur leurs services de l’urbanisme pour assurer ce rôle de pilote opérationnel.

Former les agents de façon unifiée sur l’ensemble du territoire

Principal avantage : lorsque l’éditeur de logiciel est utilisé par l’ensemble des communes de l’EPCI, la phase préalable de coordination entre services instructeurs s’en trouve, de fait, réduite. Et si, en prime, l’éditeur travaille déjà avec les services de l’État, la récupération des données nécessaires à l’instruction des demandes d’autorisation sera facilitée. Autre avantage non négligeable de cette formule : les services informatiques peuvent plus efficacement former les agents aux nouveaux outils, et ce de façon unifiée sur l’ensemble du territoire.

Afin d’avancer efficacement et de passer le cap sans encombre, Nadège Kieffer recommande dans un premier temps de cerner attentivement les différents types de documents concernés, de rassurer les agents sur les nouvelles méthodes de travail liées à la dématérialisation et, enfin, d’établir des guides pédagogiques à l’attention des pétitionnaires pour une mise en pratique rapide et efficiente des nouvelles procédures.

Accompagner le changement : métropole de Nantes (Loire-Atlantique – 24 communes, 656 000 hab.)

Armel Caillon, urbaniste géomaticien à Nantes Métropole, engagée dans le chantier de dématérialisation depuis 2017, a présenté ses premiers résultats. En mars 2021, la métropole a passé le cap du millier de dossiers dématérialisés, dont 40 % de certificats d’urbanisme d’information dits CU(a) et 30 % de déclarations d’intention d’aliéner (DIA). Avec une méthode : dématérialiser pas à pas – cette fois par type de dossier –, du plus simple au plus volumineux.

Requestionner les pratiques

Toujours en phase expérimentale, la métropole teste encore ses process avec son éditeur de logiciel auprès des professionnels (architectes, géomètres, etc.) – très demandeurs –, mais aussi auprès des élus, dont les visas devront être dématérialisés via une application ou un parafeur électronique. « Le temps de l’accompagnement au changement est essentiel. Il s’agit de requestionner nos pratiques, d’intégrer des outils devenus essentiels avec la crise (la visioconférence, les webinaires, etc.) et de valoriser certains métiers, tel l’accueil. » Mais pour réussir, « nous avons besoin de tout le soutien des élus ».

PLAT'AU, plateforme nationale pour bloc local
Les collectivités peuvent commencer à instruire de façon dématérialisée en se raccordant à la plateforme mise en place par l’État, PLAT’AU. Non obligatoire, cet outil d’échanges permet l’accès en temps réel aux dossiers de demandes d’autorisation. Cela concerne l’ensemble des acteurs intéressés (services instructeurs, services déconcentrés, UDAP, SDIS, contrôle de légalité, etc.). À noter que les déclarations d’intention d’aliéner (DIA) ne sont pas traitées par la plateforme PLAT’AU. 
 

 

Des obligations adaptées aux petites communes
À partir du 1er janvier 2022, seules les communes de plus de 3 500 habitants devront dématérialiser toute la procédure (réception, instruction, autorisation). En revanche, l’obligation de recevoir les demandes par voie électronique concernera l’ensemble des collectivités, quelle que soit leur taille. Pour les petites communes soumises au règlement national d’urbanisme, la mise à disposition d’une boîte mail peut suffire, si elle fait l’objet d’une publicité suffisante. Attention : le délai fixé pour l’accusé de réception électronique est de dix jours à partir du dépôt. Un moyen d’éviter les autorisations tacites est de fixer dans les conditions générales d’utilisation, des horaires fixes à partir desquels courent les délais. Les règles de conservation perdurent, l’archivage restant de la responsabilité de la commune. Idem pour la consultation des dossiers : la collectivité devra mettre à disposition du matériel informatique selon ses moyens. Un écran classique suffit pour les communes dans lesquelles l’instruction des autorisations est mutualisée, qui doivent cependant s’équiper d’un vrai copieur – et non d’un seul ­scanner à main. 
 

 

À savoir
• L’État donne un coup de pouce financier aux communes déjà engagées dans le chantier de la dématé- rialisation ou qui se lanceraient cet été. Elles pourront bénéficier de 4 000 euros par centre instructeur, augmentée de 400 euros par commune rattachée.
En savoir + : https:// bit.ly/3xdMTQo
 
• Le décret no 2021-981 du 23/07/2021 prévoit des mesures pour sécuriser les échanges électroniques relatifs aux demandes d’autorisation d’urbanisme.
 

Ressources : 
• Formations et « cafés démat’ » du CNFPT. Denise Sedmak : [email protected]

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