Les moyens des élus locaux pour l'exercice du mandat

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Les chambres régionales des comptes (CRC) ne considèrent pas, par principe, que les frais d'habillement ne peuvent faire l'objet d'un remboursement. De tels frais pourraient être inclus dans les frais de représentation si on justifie que « ces frais sont directement liés à la participation à une cérémonie particulière ».

I - Frais de représentation

L’art. L. 2123-19 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) prévoit la possibilité de rembourser les frais de représentation du maire en ces termes : «Le conseil municipal peut voter, sur les ressources ordinaires, des indemnités au maire pour frais de représentation. »

Cette disposition lapidaire n’est complétée par aucune liste des dépenses couvertes par cette indemnité (lire encadré ci-dessous). Il est seulement admis que celle-ci couvre les dépenses engagées uniquement et personnellement par le maire au titre de ses fonctions et dans l’intérêt de la commune.

Elle correspond ainsi aux dépenses supportées par le maire pour les réceptions et manifestations qu’il organise ou auxquelles il participe dans le cadre de ses fonctions (rép. min. JO Sénat du 2 mars 2017 – QE n° 22023 du 2 juin 2016). Il peut, par exemple, s’agir de repas pris dans le cadre de journées de travail avec les partenaires d’un projet communal (chambre régionale des comptes – CRC – Champagne-Ardenne Lorraine, 21 juin 2013, commune de Mont-Saint-Martin, p. 12).

À noter : les frais liés à la participation du maire à un salon d’élus ne doivent pas être inclus dans les frais de représentation car ils relèvent d’une autre catégorie, celle des mandats spéciaux – lire le point II ci-contre (CRC Hauts-de-France, 18 mars 2019, commune d’Hesdin, p. 33). Ne participent pas non plus à l’intérêt communal des factures mensuelles de boucherie, des factures de supermarché ou de magasin de bricolage qui correspondent à une consommation familiale (CRC Provence-Alpes-Côte d’Azur, 16 septembre 2011, commune d’Orange, p. 18).

Le montant de l’indemnité pour frais de représentation est laissé à l’appréciation du conseil municipal, qui est néanmoins encadrée. D’une part, le conseil municipal ne peut voter une telle indemnité que sur les «ressources ordinaires » de la commune. D’autre part, la jurisprudence administrative rappelle que l’indemnité de représentation ne peut excéder les frais auxquels elle doit correspondre, et qu’elle ne peut constituer, en tout état de cause, un traitement déguisé (CE, 17 mars 1939, Association de défense des contribuables de Dijon ; CE, 20 février 1942, Ligue des contribuables de Sevran, Lebon p. 58 ; jurisprudence citée dans la rép. min. JO Sénat 26 janvier 2023 – QE n° 03626, 12 janvier 2023).

En pratique, le conseil municipal peut fixer une enveloppe mensuelle ou annuelle affectée aux frais de représentation, ou décider, au cas par cas, de la prise en charge de certains frais déterminés.  

À noter : la possibilité pour le maire de bénéficier d’une enveloppe de frais de représentation est étendue aux présidents de métropole, de communautés urbaines et d’agglomération. Elle ne l’a pas été aux élus d’autres collectivités territoriales ou EPCI.    
 

II - Frais liés à un mandat spécial

Définition. L’article L. 2123-18 du CGCT ouvre plus largement à tout élu le droit du remboursement des frais induits par l’exercice d’un mandat spécial. Ce dernier consiste pour l’élu à accomplir «une mission particulière dans l’intérêt des affaires de la collectivité, à l’exclusion seulement de celles qui lui incombent en vertu d’une obligation résultant d’une disposition législative ou réglementaire et, de façon plus générale, à l’exclusion des activités courantes de l’élu qui sont censées être couvertes par l’indemnité de fonctions qui lui est versée » (CRC Guadeloupe Guyane Martinique, 22 décembre 2017, commune de Mana, n° 2017-0018 ; voir aussi, de la même CRC, 30 décembre 2016, commune de Sinnamary, n° 2016-0018).

Le mandat spécial vise donc à missionner un ou plusieurs élus pour qu’ils accomplissent une mission déterminée, dans l’intérêt de la collectivité et qui ne relève pas des activités courantes d’un élu. Le mandat spécial doit être conféré à l’élu par le vote d’une délibération précise avant l’engagement du moindre frais.

Exemples : constitue un mandat spécial, le fait de se rendre à une manifestation réunissant un grand nombre de professionnels de l’agriculture pour l’examen de questions relatives à l’installation d’agriculteurs, sur mandat d’un département qui exerce des compétences en matière agricole (CE, 11 janvier 2006, département des Bouches-du-Rhône, n° 265325).

En revanche, il n’y a pas d’intérêt général pour un élu à participer à l’assemblée générale d’un mouvement contre l’adoption d’un projet de traité international (CAA Lyon, 7 octobre 2008, commune de Grigny, n° 06LY01474).

Les frais pris en charge. Le mandat spécial permet la prise en charge des frais de déplacement et notamment des frais de transport (décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006). L’organe délibérant fixe les moyens de la prise en charge des frais, par exemple le moyen de transport retenu en optant pour le tarif le moins onéreux ou le plus adapté à la nature du déplacement. Le remboursement s’effectue ensuite sur la base des frais réels. Les frais supplémentaires de repas et de nuitée nécessités par l’exercice d’un mandat spécial sont aussi pris en charge (art. R. 2123-22-1 du CGCT) ainsi que les frais d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile engagés par les élus.
 

III - Les autres frais

Les frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou nécessitant une aide personnelle à leur domicile, engagés par les élus pour participer aux réunions énumérées à l’art. L. 2123-1 du CGCT, sont pris en charge (art. L. 2123-18-2 du CGCT, lire ci-dessous).

Les frais de déplacement des élus qui se rendent à des réunions dans lesquelles ils représentent la commune le sont aussi lorsque la réunion a lieu hors du territoire communal (art. L. 2123-18-1 du CGCT).

Au plus tard le 1^er juin 2026, le remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide «de toute nature » engagés par les élus en situation de handicap et qui sont liés à l’exercice de leur mandat est obligatoire, avec une dispense d’avance de frais (art. L. 2123-18-1 du CGCT).

À ce jour, ils peuvent bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour certaines réunions hors et sur le territoire communal. Ces mêmes élus bénéficient de la part de la commune d’un aménagement de leur poste de travail adapté à leur handicap (art. L. 2123-18-1-2 du CGCT).

Un élu étudiant inscrit dans un établissement d’enseignement supérieur situé en dehors de la commune peut bénéficier du remboursement des frais de déplacement engagés pour se rendre à certaines séances et réunions et ce, selon des modalités définies par délibération du conseil municipal (loi du 22 décembre 2025).

À noter : les frais exceptionnels d’aide et de secours engagés personnellement par le maire ou les adjoints, en cas d’urgence, peuvent leur être remboursés par la commune sur justificatif après délibération du conseil municipal.  
 

IV - Les moyens matériels

Véhicule. L’art. L. 2123-18-1-1 du CGCT autorise la mise à disposition des élus et agents, lorsque l’exercice de leur mandat ou de leurs fonctions le justifient, d’un véhicule. Une des questions qui se pose est celle de savoir s’il s’agit d’un véhicule de fonction ou de service, le premier constituant un avantage en nature dès lors qu’il permet des déplacements privés et professionnels, le second étant réduit aux déplacements professionnels.

En l’état de la jurisprudence et de la doctrine, il apparaît que la position la plus sécurisée revient à considérer qu’il s’agit d’un véhicule de service. Une réponse ministérielle a d’ailleurs clairement indiqué que l’élu peut «conserver le véhicule à son domicile, mais qu’il ne pourra l’utiliser à des fins personnelles » (QE Sénat n° 18853 de Jean-Louis Masson, réponse du 11 mai 2017 ; voir aussi rép. min. JO Sénat 20 mai 2021 – QE n° 20817 du 18 février 2021). La délibération fixant les modalités de cette mise à disposition doit être votée annuellement. Dans ce cadre, il est préconisé de tenir un carnet de bord, en cas de contrôle de la CRC.
 

V - Informatique et télécommunications

Selon l’art. L. 2121-13-1 du CGCT (2^e alinéa), la commune doit assurer l’échange d’informations sur les affaires relevant de sa compétence, fournir à ses membres élus les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires, sur délibération du conseil municipal (TA Versailles, 5 février 2024, n°2200305).